Was tun, wenn Liefertermine nicht eingehalten werden oder sich Prioritäten ändern?

Was hat es mit Metaprogrammen auf sich?

Metaprogramme sind Wahrnehmungsfilter, die beeinflussen, wie du Informationen aufnimmst und verarbeitest. Diese Filter bilden die DNA deiner Persönlichkeit. Sie sind angeboren, werden jedoch stark von deinen Erfahrungen und Prägungen geformt. Es gibt viele verschiedene Metaprogramme. Einer der jeweils bipolaren Filtereinstellungen ist beispielsweise „optional versus prozedural“.

Metaprogramme spielen eine entscheidende Rolle in der Art und Weise, wie du über bestimmte Situationen denkst, wie du darauf reagierst und wie du die Herausforderung bewältigst. Wichtig ist mir zu betonen, dass es keine guten oder schlechten Wahrnehmungsfilter gibt. Vielmehr kommt es auf den Kontext und deinen Gegenüber an, ob dein Filter von Vorteil ist.

Was tun, wenn Liefertermine nicht eingehalten werden?

Wenn prozedurale und optionale Menschen in Projekten zusammenarbeiten, dann kommt es häufig beim Zeitmanagement und bei der Projektplanung zu Streitigkeiten und Reibereien. Wenn du eine starke prozedurale Ausprägung hast, dann hast du dich wahrscheinlich schon öfters darüber geärgert, dass deine optionalen Kollegen die vereinbarten Liefertermine nicht einhalten.

Was kannst du jetzt als prozeduraler Mensch dazu beitragen, dass die Zusammenarbeit besser gelingt?

Bitte vergegenwärtige dir nochmal, dass optionale Menschen einen sehr viel freieren Arbeitsstil haben als du. Sie mögen es überhaupt nicht, auf irgendetwas festgenagelt zu werden. Bevor du sie also mit sehr vielen Abgabeterminen zuschüttest und so versuchst, den Druck zu erhöhen, überleg dir doch bitte, welche Fristen wirklich nötig sind. Bei welcher Lieferung bist du z.B. darauf angewiesen, sie bis zu einem bestimmten Tag zu haben, damit du weiterarbeiten kannst?

In meinem Arbeitsalltag hat sich bewährt, dass wir in einer größeren Zeitspanne denken. In meinem derzeitigen Projekt arbeiten wir z.B. in sogenannten drei Wochen Sprints. Das bedeutet, wir haben drei Wochen Zeit, um ein bestimmtes Arbeitspaket zu liefern. Innerhalb dieser drei Wochen versuchen wir, jedem einzelnen Mitarbeiter die Arbeitsweise freizustellen. So kann also der prozedurale Typ beispielsweise mit To-Do-Listen für jeden einzelnen Arbeitstag arbeiten, während der optionale seinen eigenen Arbeitsstil haben darf und sich eben nur dafür verantwortlich erklärt hat, dass er am Ende der drei Wochen auch liefern kann.

Vielleicht denkst du dir jetzt „Na super, ich kann aber nicht drei Wochen lang warten, damit ich weitermachen kann. Ich bin darauf angewiesen, dass mein Kollege zu einem bestimmten Zeitpunkt liefert.“

Um ehrlich zu sein, ich habe die Erfahrung gemacht, je mehr Fristen ich einem optionalen Kollegen gebe, desto häufiger werden sie nicht eingehalten. Ich bin deswegen dazu übergegangen, in solchen Fällen zu versuchen, das für die Folgeaufgabe benötigte Ergebnis zusammen mit dem Kollegen zu erzielen. Zum Beispiel einen kleinen Workshop zu machen oder ein Meeting aufzusetzen, um gemeinsam das Nötige zu erarbeiten. So stelle ich sicher, zur geforderten Zeit an der nächsten Aufgabe weiterarbeiten zu können.

Als prozeduraler Mensch versuchst du am besten auch, den optionalen Kollegen deine Prioritäten klar zu kommunizieren:

• Warum ist dir ein bestimmtes Arbeitsergebnis zu einem bestimmten Abgabetermin besonders wichtig?
• Warum muss gerade diese Aufgabe vor einer anderen erledigt werden?

Bitte achte auch darauf, dass du nicht zu viele Prioritäten setzt. Also es sollte nicht die ganze Aufgabenliste auf Prio eins stehen. Damit machst du dich dann unglaubwürdig und bewirkst beim optionalen Kollegen genau das Gegenteil.

Was tun, wenn sich Prioritäten ändern?

Wenn du eine Person mit starker optionaler Ausprägung bist, dann hast du dich wahrscheinlich schon häufig über deine prozeduralen Kollegen geärgert, die Probleme machen, wenn sich mal wieder eine Priorität geändert hat. Wahrscheinlich hast du dir dann schon häufig gedacht „Mensch, das kann doch nicht so schwierig sein! Was sperrst du dich denn immer so?“ Wahrscheinlich hast du den Kollegen oder die Kollegin als ziemlich stur und unflexibel erlebt.

Was kannst du jetzt als optionaler Mensch dagegen tun?

Prozedurale Menschen mögen es in der Regel überhaupt nicht, wenn sich Prioritäten ändern und dadurch ihr aufgestellter Zeitplan durcheinandergerät. Du setzt sie also jedes Mal unter Stress, wenn du eine Priorität änderst. Das solltest du dir bitte einmal vor Augen führen. Oft bahnen sich solche Änderungen doch auch schon ein paar Tage lang an. Du könntest also versuchen, möglichst frühzeitig dem Kollegen zu kommunizieren, dass sich wahrscheinlich die Priorität noch ändern wird.

Ich kann da jetzt nicht für alle sprechen, aber zumindest mir als prozeduraler Mensch hilft das sehr, wenn der optionale Kollege mir einfach ein bisschen Vorlaufzeit gibt, mich auf so eine Änderung einzustellen. Weißt du, in den meisten Fällen sind deine Kollegen ja genau wie du daran interessiert, ein gutes Produkt oder einen guten Service zu liefern. Sie wollen einfach gute Arbeit machen. Also gib ihnen doch bitte die Chance, sich auf Veränderungen einzustellen.

Zudem kannst du darauf achten, durch eine klare Kommunikation zu verhindern, dass die Änderung der Prioritäten für deine Kollegen willkürlich erscheint. Erkläre ihnen am besten, warum es wichtig ist, gerade jetzt eine andere Aufgabe vorzuziehen.

• Welchen Mehrwert hat dies für das Unternehmen?
• Welchen Mehrwert für den Kunden?
• Und warum war das noch nicht vorherzusehen, als du mit der letzten Aufgabe begonnen hast?

Am besten versuchst du allerdings, dass solche Prioritätenwechsel nicht allzu häufig vorkommen. Versetzt dich da doch einmal in denjenigen hinein, der die Arbeit auszuführen hat. Wie würdest du dich denn fühlen, wenn du ständig mit einer Aufgabe beginnst und kaum bist du dabei, heißt es „Stopp! Jetzt ist was ganz was anderes wichtiger“?
Hier hilft es übrigens auch – und zwar egal, ob du prozeduraler oder optionaler Mensch bist – sich einfach mal in den anderen hinein zu fühlen.

• Wie ist die Situation gerade für ihn?
• Wie fühlt er sich wohl mit deinem Verhalten?
• Kannst du nachvollziehen, dass er gerade genervt oder gestresst ist? Muss das sein?
• Oder kannst du auch ein Stück weit auf ihn zugehen? Schließlich sitzt ihr doch meistens in einem Boot! Und wenn ihr ehrlich seid, ihr habt doch beide das gleiche Ziel: Ihr wollt ein gutes Projekt abliefern, oder?

Vielleicht möchtest du genau das in den nächsten Wochen einmal bewusst ausprobieren?!

Ich wünsche dir viel Erfolg dabei!

Deine