Einfache Kommunikationsstrategien für einen effektiveren Umgang mit proaktiven und reaktiven Kollegen

Einfache Kommunikationsstrategien für einen effektiveren Umgang mit proaktiven und reaktiven Kollegen
7. März 2024
Veronika Hubl
Kommunikationsstrategie | Metaprogramme | proaktiv | reaktiv

Wenn du häufiger Meetings oder Workshops leitest, wünschst du dir vermutlich manchmal, dass die Teilnehmer einfach von sich aus mehr mitmachen. Dass du nicht immer nachfragen, nachhakt und jeden einzeln aufrufen musst, sondern sich die Teilnehmer einfach von sich aus beteiligen.

Und wenn du jemand bist, der etwas in sich gekehrter ist, dann hast du dich von anderen vermutlich schon häufiger überrollt oder überfahren gefühlt. Du warst genervt und gestresst von Menschen, die ständig im Mittelpunkt stehen müssen und immer der Erste sein wollen, der etwas sagt.

In diesem Artikel stelle ich dir wieder ein Metaprogramm vor. Es heißt dieses Mal „proaktiv versus reaktiv“. Du bekommst Tipps und Lösungsvorschläge für den virtuellen und den realen Raum, um mit solchen Situationen besser umzugehen.

Was ist ein Metaprogramm?

Metaprogramme sind Wahrnehmungsfilter, die beeinflussen, wie du Informationen aufnimmst und verarbeitest. Diese Filter bilden die DNA deiner Persönlichkeit. Sie sind angeboren, werden jedoch stark von deinen Erfahrungen und Prägungen geformt. Es gibt viele verschiedene Metaprogramme. Einer der jeweils bipolaren Filtereinstellungen ist beispielsweise „proaktiv versus reaktiv“.

Metaprogramme spielen eine entscheidende Rolle in der Art und Weise, wie du über bestimmte Situationen denkst, wie du darauf reagierst und wie du die Herausforderung bewältigst. Wichtig ist mir zu betonen, dass es keine guten oder schlechten Wahrnehmungsfilter gibt. Vielmehr kommt es auf den Kontext und deinen Gegenüber an, ob dein Filter von Vorteil ist.

Wie du als Proaktiver auf Reaktive wirkst und wie du dein Image verbessern kannst

Lass uns mal beginnen mit den Stärken des proaktiven Menschen und lass uns dann anschauen, wie Proaktive auf Reaktive wirken.

Wie der Name schon sagt, sind proaktive Menschen sehr aktiv. Oft sagen sie in Diskussionen als Erste etwas und führen nicht selten die Diskussion an. Insgesamt wirken sie sehr geschäftig und aktiv.

Wenn du zu den Reaktiven gehörst, fällt dir vielleicht der ein oder andere Mitschüler ein, der sich ständig am Unterrichtsgeschehen beteiligt hat, den du total schleimig fandest, der einfach das Lieblingskind vom Lehrer sein wollte. Vielleicht hat dich das auch eingeschüchtert. Vielleicht hättest du dir gewünscht, dass du auch mal zu Wort kommst, dass du aber vorab die Zeit hast, deine Gedanken erstmal durchzudenken, bevor du sie äußerst. Und jedes Mal, wenn du das versucht hast, kam dir der Proaktive schon zuvor.

Ja, lieber Proaktiver, ich hoffe, du erkennst an diesen Beispielen, dass du manchmal dazu neigst, andere mit deiner Proaktivität zu überfahren. Einfach zu überrollen. Und dass dein Verhalten sehr einschüchternd sein kann. Es kann eine Strategie sein, um andere fernzuhalten und auf Abstand zu halten. Aber wenn du an einer guten Zusammenarbeit interessiert bist, dann tust du gut daran, dich hin und wieder etwas zurückzunehmen. Zum Beispiel musst du doch nicht jedes Mal der Erste sein, der die Diskussion beginnt, der etwas in den Raum wirft. Lass doch einfach mal dem Reaktiven den Vortritt! Und wenn dann zwei oder drei etwas gesagt haben, dann kannst du deine Meinung kundtun.

Manchmal, und gerade im virtuellen Raum, erlebst du es vielleicht, dass anfangs bedrückendes Schweigen herrscht. Dass niemand etwas sagen möchte. Ja, lieber Proaktiver, ich weiß schon, dann bist du der Erste, der sich denkt: “Hey, ich schaffe Abhilfe, und ich sage jetzt was.” In Maßen kann das super sein. Aber mach das nicht jedes Mal. Ich möchte dir da den Tipp geben, dass du erstmal circa eine Minute wartest. Und wenn dann weder ein Teilnehmer noch der Moderator etwas gesagt haben, dann kannst du z.B. einen der etwas schüchternen, der etwas reaktiven Personen beim Namen nennen und fragen, ob er oder sie vielleicht beginnen möchte. Dadurch signalisierst du dem Reaktiven nämlich, dass du ihn wertschätzt und seine Meinung für dich wichtig ist. Gleichzeitig hilfst du ihm, aus seinem Schneckenhaus herauszukommen und sich zu trauen, etwas zu sagen.

Wenn die Reaktiven über die Proaktiven sprechen, habe ich übrigens auch schon häufiger die Phrase gehört: “Der spricht und handelt ohne nachzudenken.” Ja, das ist auch so eine Schwäche der Proaktiven. Sie liefern total schnell, was natürlich eine Stärke ist. Aber in dieser Geschwindigkeit sind eben nicht alle Beiträge super gut durchdacht. Sie hauen quasi einfach raus, was sie denken. Sie reden meistens auch sehr viel. Und da ist doch klar, bei jemandem, der in sehr kurzer Zeit sehr viel spricht, kann doch gar nicht alles super qualitativ wertvoll sein. Er hat ja einfach gar nicht die Zeit gehabt, darüber nachzudenken.

Daher hier der Tipp an die Proaktiven: Lass den anderen den Vortritt und nutze die Zeit, in der du nicht sprechen musst, um deine Gedanken zu ordnen. Und vor allem, um sie zu Ende zu denken. Dadurch schlägst du nämlich gleich zwei Fliegen mit einer Klappe: Du überfährst die anderen nicht und wirkst dadurch sehr viel sympathischer. Gleichzeitig sind deine Beiträge besser durchdacht. Klingt doch gut, oder?

Die Stärken der Proaktiven

Nun haben wir sehr viel über die Proaktiven Menschen gesprochen. Schauen wir als nächstes auf den Reaktiven. Welche Stärken haben reaktive Menschen?

Sie äußern sich mit Bedacht. Sie haben in der Regel durchdacht, was sie sagen wollen. Ihre Aussagen haben also Hand und Fuß. Gleichzeitig können sie anderen den Raum geben. Sie müssen nicht im Mittelpunkt stehen. Sie sind kooperativ und auch geduldiger. Es muss nicht alles zack, zack gehen. Sie können auch mal darauf warten, bis der nächste etwas sagt. Sie geben ihm quasi den Raum, nachzudenken. Und gleichzeitig geben sie dem anderen den Raum, sich zu öffnen und sich einzubringen.

Wie du als Reaktiver auf Proaktive wirkst und wie du dein Image verbessern kannst

Bei den proaktiven Menschen wirken sie allerdings häufig langsam, schüchtern, und teilweise wird ein zögerlicher Beitrag auch als Desinteresse interpretiert. Ich habe übrigens als Moderator schon ganz häufig die Erfahrung gemacht, dass genau dieser Punkt völlig falsch ist. Dass sie sehr wohl bei der Sache sind und inhaltlich mitdenken. Reaktive Menschen brauchen einfach ein bisschen mehr Zeit. Sie müssen sich erst wohlfühlen. Wohlfühlen in der Gruppe, um sich dann öffnen zu können und etwas zu sagen. Gut ist es da, wenn sie jemanden haben, der sie fördert. Also wenn ein Moderator da ist, der sie auch mal zu Wort kommen lässt. Oder eben wie vorher den proaktiven Menschen ans Herz gelegt, wenn die Proaktiven mal aktiv nachfragen und den Reaktiven das Wort überlassen.

Und gleichzeitig möchte ich dir als Reaktiver einen Appell mit auf den Weg geben: Du bist schon selber verantwortlich, dass du dich einbringen kannst. Trau dich aus deinem Schneckenhaus heraus und bring dich ein! Es wäre doch schade, wenn dein Input nicht gehört wird.

Übrigens habe ich selbst einmal zu den sehr schüchternen Personen gehört, die erstmal abwarten mussten. Deswegen habe ich dann angefangen zu versuchen, dass ich als zweiter oder dritter meinen Beitrag einbringe. Weißt du, dann habe ich einfach am Anfang schon etwas gesagt. Jeder weiß, dass ich da bin. Jeder hat mich wahrgenommen. Dann kann ich erstmal wieder in die Beobachterrolle gehen und vielleicht in der Mitte oder am Ende nochmal etwas sagen. Aber dadurch habe ich mich einfach nicht von anderen überrollen lassen. Gleichzeitig habe ich mich eingebracht. Und vielleicht noch einen Tipp bezüglich des Wohlfühlens: Du musst ja nicht gleich ganze Romane sagen. Du kannst ja erstmal versuchen, einen kleinen Beitrag, einen kleinen Kommentar einzubringen. Und wenn du dann die Gruppe ein bisschen besser kennengelernt hast, dann kannst du deine Beiträge ausbauen.

Die besondere Aufgabe des Moderators

Allen, die ein Meeting leiten oder einen Workshop moderieren, kommt die besondere Aufgabe zu, eine gute Gruppendynamik zu fördern. Also beide Metaprogrammtypen wertzuschätzen. Beiden Raum zu geben. Die Proaktiven ein wenig auszubremsen und die Reaktiven ein wenig zu fördern. Das kannst du z.B. tun, indem du eine Person aufrufst oder ganz gezielt auf eine Person zugehst und nach ihrer Einschätzung fragst. Oder wenn ein Proaktiver zu proaktiv ist und versucht, die Diskussion an sich zu reißen, dass du ihn auch mal freundlich darum bittest, den anderen mehr Raum zu geben.

Fazit

Ich hoffe, ich konnte dir ein gutes Bild von den Stärken und den Schwächen der proaktiven und der reaktiven Personen vermitteln. Wie bei jedem Metamodell gilt auch hier wieder: Du tust gut daran, dich auf den anderen einzulassen und auf den anderen zuzubewegen. Also seine Stärken anzuerkennen und vielleicht auch über die eine oder andere Schwäche hinwegzusehen, ein Auge zuzudrücken. Ich wünsche dir viel Spaß beim Ausprobieren und viel Erfolg beim Anwenden. Bis dann, mach’s gut.

Deine

Unterschrift Veronika Hubl

Veronika Hubl

Agile Team Coach, Mediatorin & Resilienz Trainerin

Ich biete dir wertvolle Impulse und Tipps, um Stress zu reduzieren und mehr Gelassenheit sowohl im Team als auch in dir selbst zu finden.

Lass uns gemeinsam deinen Weg zu einem ausgeglichenen Arbeitsalltag gestalten!

Hier erfährst du mehr über mich.

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